Avec la concurrence qui devient de plus en plus rude chaque jour, on ne peut plus se permettre de perdre du temps avec des tâches chronophages en entreprise. C’est le cas de la gestion des appels entrants. Cette tâche demande non seulement du temps, mais aussi des compétences et de bons équipements pour sa réalisation.
Qu’est-ce qu’une permanence téléphonique ?
Une permanence téléphonique est un service qui assure les tâches d’un secrétariat d’entreprise à distance. Ce service permet essentiellement l’externalisation de la gestion des appels entrants. Des téléopérateurs seront mis à votre disposition pour répondre à chacun des appels entrants et fournir des informations exactes et utiles aux appelants.
La principale mission d’une permanence téléphonique est logiquement de permettre à votre entreprise de rester joignable à tout moment. De plus, ce service s’adapte à tous les besoins des différents milieux professionnels. Les téléopérateurs traiteront les appels en fonction des consignes spécifiques qui leur seront données au préalable par votre entreprise.
Quels avantages peut-on tirer d’une permanence téléphonique ?
Gérer sa permanence téléphonique en interne est souvent compliqué à cause de tout ce que cela implique. Son externalisation présente de nombreux avantages, en voici quelques-uns.
Une amélioration de l’image de votre entreprise
En optant pour un service de permanence téléphonique externalisé, vous bénéficierez des prestations de professionnels dans ce domaine. En effet, vous aurez à votre disposition des personnes dont le métier est réellement d’assurer une bonne gestion des appels entrants et un bon accueil téléphonique. Ce qui n’est pas le cas du personnel dans votre entreprise. Étant souvent occupés, voire débordés, ils peuvent être inattentifs ou pires encore, être désagréables envers les appelants.
À contrario, les téléopérateurs consacreront tout leur temps à vos clients et leur offriront un accueil téléphonique de qualité. Leur but étant d’améliorer votre relation client, ils feront de leur mieux pour satisfaire les besoins de ces derniers.
En outre, tous les appels entrants SANS EXCEPTION seront traités, avec soin et rapidement. Certains services de permanence téléphonique proposent même une assistance 24 h sur 24 7 j/7. Vos clients ne risquent donc plus d’être contrariés par les appels qui n’aboutissent pas. Ce qui améliorera la réputation de votre entreprise.
Un tarif avantageux pour des prestations de qualité
En choisissant d’externaliser votre permanence téléphonique, vous bénéficierez d’un tarif avantageux. Une prestation de service en permanence téléphonique est facturée en fonction du nombre réel d’appels traités pour votre entreprise. Ce qui est plus avantageux par rapport au fait d’engager un personnel en interne qui percevra un salaire fixe, peu importe le volume d’appel traité. Vous ferez ainsi des économies considérables !
De plus, un service de permanence téléphonique vous garantit des prestations de qualité. Il met à votre disposition des téléopérateurs formés, qualifiés et bien organisés. Ce qui n’est pas forcément le cas du personnel en interne. En effet, les concernant, il vous faudra encore veiller à leur formation. En externalisant, vous n’aurez qu’à donner vos consignes et les téléopérateurs sont prêts à travailler !
Moins de dépenses
Une permanence téléphonique externalisée est la solution la plus économique pour votre entreprise. Vous pourrez réaliser jusqu’à 60 % d’économie sur vos dépenses en optant pour cette solution. En effet, vous n’aurez plus à embaucher du personnel. Ce qui dispensera de payer un salaire fixe et toutes les charges sociales.
Parallèlement, il n’est pas non plus question d’acheter des équipements informatiques et téléphoniques ni de se soucier de réparer ces derniers en cas de panne. Les téléopérateurs ont déjà à leur disposition tous les matériels nécessaires pour la réalisation de leur mission.
Un gain de temps et d’espace de travail
En entreprise, chaque employé doit se concentrer sur son cœur de métier. Et un téléphone qui ne cesse de sonner et auquel il faut répondre chaque fois est parfois très perturbant. Les employés pourraient se voir être moins productifs. Une permanence téléphonique externalisée est donc la meilleure solution qui s’impose. Chacun aura plus de temps et pourra se concentrer sur son activité sans interruption pendant que tous les appels seront traités dans les règles de l’art par des experts en la matière.
En faisant appel à un service de permanence téléphonique, vous gagnerez également de l’espace dans vos bureaux puisque vous n’aurez plus à embaucher. Vous pourrez donc utiliser cet espace à des fins plus importantes ou réduire la taille des bureaux loués pour faire des économies.
